会社における人事書類の保管方法とは？保管すべき期間や管理の見直しを解説
会社では求職者からの応募などの履歴書などが溜まり、どのように保管・処理すればよいか困っているという人も多いのではないでしょうか？また現在働いている社員の雇用保険などの書類も人事部では扱います。ここでは、人事書類の適切な保管方法や、保管期間、管理の見直し方法について解説をしていきます。
人事書類の保管はいつまですべき？
会社で保管すべき書類は、書類によって保管期間が法律で定められています。短いものから、2年、3年、4年、5年、7年、永久保存といった形で、それぞれ書類別に保管すべき期間が決まっているのです。
また中には保存義務がない書類というのも存在します。保存義務がないため、自社でどの書類をいつまで保管するのかルールを決めておくのがおすすめです。
いつか必要になるからと思い、いつまでも保管し続けてしまうと、保管スペースが圧迫され、必要なときに必要な書類が探しにくくなってしまいます。適切なタイミングで処分するようにしましょう。
人事書類の保管方法
人事書類は適切に保管しておかなければなりませんが、具体的に保管に関するルールはあるのでしょうか？
経理に関わる書類は、紙で保管するといったルールがありますが、電子データでも保管が可能です。紙ベースで保管をしていると、どうしてもスペースの問題や資源の問題もあるため、極力データで保管できるものに関しては、積極的にデータ化してしまうのがおすすめです。
人事書類の管理を見直すにはどうすればよい？
書類の管理方法は、紙媒体以外では、データで保管する方法があります。書類のデータ化には３つの方法があるため、それぞれ紹介します。
電子化を行う
労働基準法規則が2019年に施行され、企業内の書類の電子化が加速していきました。電子化する方向は今後も続くと見られるため、人事に関する書類も電子化していくことをおすすめします。
Excelで管理する
Excelで管理するのも一つの方法です。社内の共有サーバーにアップしておけば、誰でも必要なときに自由に閲覧できるようになります。ただし、ネットワークに繋ぐ必要があるため、インターネットの環境がないと閲覧できないので注意しましょう。
文書管理システムを活用する
近年、紙媒体の書類や電子データを管理できる文書管理システムが注目を集めています。システム上で保管・廃棄が行えるので、上手に使いこなせればとても便利です。
まとめ
ここまで、人事書類の保管期間や保管方法、管理の見直しについて解説をしてきました。これまでは紙媒体での保管が一般的でしたが、電子化の流れもあり、以前と比べて管理が楽になっています。必要な書類を必要なときにスムーズに取り出せるよう、適切に管理しましょう。